Top van dit document
Direct naar de inhoud

1995 Nr. 130-1

Punt 25 van de agenda. (raadsvergadering d.d. 14 september 1995)

Verbeteringsproces Grondbedrijf,

alsmede de 47e wijziging van de

begroting voor het dienstjaar 1995.

Almere, 5 september 1995.

Aan de gemeenteraad.

Wij stellen u voor:

1. In te stemmen met de aanpak en planning van het versterkingstraject grondbedrijf, dat loopt tot 1 april 1996.

2. In te stemmen met inschakeling van het huidige interim-management voor de leiding over het grondbedrijf, inclusief de leiding over het versterkingstraject in de 2e fase, tot ultimo november 1995.

3. In te stemmen met tijdelijke personele ondersteuning en het doen van éénmalige investeringen ten behoeve van het versterkingstraject ad

f 1.95 mln en de daarbij aangegeven dekking en daartoe de 47e wijziging van de begroting 1995 vast te stellen.

4. Burgemeester en wethouders te machtigen, na overleg met de desbetreffende commissies, de interim-manager in november 1995 met de 3e fase van het verbeteringstraject te belasten onder voorwaarde, dat in december 1995 het ondernemingsplan grondbedrijf gereed is en uiterlijk april 1996 de schriftelijke overdracht plaatsvindt.

Toelichting.

Omdat het grondbedrijf zich gesteld ziet voor de vraag op welke punten de organisatie zowel in kwalitatieve als in kwantitatieve zin moet worden versterkt, is op 10 mei 1995 een interim-manager gestart.

De interim-manager heeft 2 kerntaken:

1. het begeleiden c.q. aansturen van het verbeteringsproces;

2. de eindverantwoordelijkheid dragen voor de reguliere activiteiten.

Hierbij moet worden opgemerkt, dat ondanks het in 1992 gestarte reorganisatieproces er weinig is veranderd. In 1993 is een SWOT-analyse opgesteld en een nieuwe structuur aangebracht. Echter de verdieping daarvan op werkprocessen en functieniveau, alsmede de ontwikkeling van stuur-informatie voor de vormgeving van integraal management, moeten nog plaatsvinden. De interim-manager zal een bijdrage leveren aan het goed laten verlopen van het opvolgingsproces.

Het versterkingstraject valt uiteen in 3 fasen :

1e: oriëntatiefase, waarin plan van aanpak is opgesteld en voorbereid (mei - augustus 1995);

2e: uitvoering plan van aanpak (augustus - november 1995); deze fase mondt in december 1995 uit in een ondernemingsplan grondbedrijf;

3e: integratie van de resultaten in de staande organisatie en afronding (december 1995 - april 1996).

De resultaten van de inmiddels afgeronde oriëntatiefase zijn als volgt. In deze fase is kennisgemaakt met alle medewerkers en functionarissen, waarvan de functies raakvlakken hebben met het functioneren van het grondbedrijf. Daarnaast is kennisgenomen van tal van voor de opdracht relevante stukken.

In de gesprekken is geconstateerd, dat veel verbeterpunten, sommige zelfs al geruime tijd, erkend worden. Mede door de taakgerichte druk (produktie woningen en vestigingen/werkgelegenheid) blijkt echter, dat er onvoldoende kwalitatieve en kwantitatieve capaciteit voor versterking is vrijgemaakt.

Teneinde berekend te zijn op het doorzetten van de snelle groei in een inmiddels bestaande stad, zal de komende maanden een versterkingstraject moeten worden uitgezet (fase 2). Ten behoeve van dit traject is een plan van aanpak opgesteld, dat bij de stukken voor u ter inzage ligt. Voorzover mogelijk in de tijd gezien, zal dit traject verweven worden met het gemeentebreed ingezette kwaliteitsproject POOK.

Voor het ten uitvoer brengen van het plan van aanpak is tijdelijke ondersteuning van een aantal - met name - managementfuncties van het grondbedrijf noodzakelijk.

Er zal in de periode augustus 1995 - april 1996 in werkgroepen gewerkt worden aan:

* Herijken visie/missie, strategie en beleid van het grondbedrijf in relatie tot de externe ontwikkelingen, resulterend in werkplannen met concreet geformuleerde resultaten. 

* Het versterken van de structuur door middel van verbetering van werkprocessen (gekoppeld aan de hiervoor genoemde resultaten, die door middel van de werkprocessen gerealiseerd moeten worden).

* Optimaliseren van financiële resultaten door middel van uitzetten lange termijn strategie.

* Kwalitatieve en kwantitatieve personeelsplanning, door middel van definitieve vacaturebepaling (thans vacaturestop), functionerings-gesprekken, loopbaanplanning, functiewaardering en inzetten van overig P&O-instrumentarium.

* Systemen : Managementinformatie, administratieve organisatie, automatisering en dergelijke.

Versterking van het management en acties ter ondersteuning van de gewenste cultuur maken onderdeel uit van de activiteiten.

De activiteiten zullen in december 1995 moeten uitmonden in een ondernemingsplan grondbedrijf. Van hieruit ontstaat definitief inzicht in de kwalitatieve en kwantitatieve bezetting van het grondbedrijf gegeven de doelen. Alsdan ontstaat inzicht in de formatieve bezetting en zal de tijdelijke ondersteuning worden opgeheven bij vervulling van de onderkende vacatures.

De te behalen resultaten zijn als volgt geformuleerd:

* Verhoging kwaliteit werkprocessen en resultaten, waardoor satisfactie medewerkers en omgeving toeneemt

* Perspectief: werkplannen/geformuleerde resultaten voor de lijnafdelingen en het grondbedrijf in zijn totaliteit.

* Personeel: feedback op functioneren, loopbaanbeleid, opleidingsplan en op sterkte brengen van de formatie.

* Financieel: lange termijn in beeld.

* Management: versterkt en nieuwe directeur.

* Sturing : geïntegreerd management informatiesysteem.

Het interim-management rapporteert maandelijks over de voortgang van het project en de stand van zaken van de daarbij behorende budgetten aan B&W en sluit de werkzaamheden in april 1996 af met een schriftelijke overdracht.

De werving en selectie van de nieuwe directeur zal in september 1995 gestart worden, gestreefd wordt naar benoeming in het voorjaar 1996, uiterlijk 1 april 1996.

Naast de kosten voor het interim-management, zijn kosten begroot voor managementondersteuning, extern advies, werving en selectie directeur en overige vacatures, alsmede aanpassingen zoals huisvesting, functie-waardering en dergelijke. Totaal gaat het om een bedrag van f 1.95 miljoen. Dit bedrag is als volgt opgebouwd:

 

Tijdelijke ondersteuning Directieoverleg grondbedrijf & Interimmanagement

* waarneming controllersfunctie voor 8 maanden;

* tijdelijk management projectbureau stedelijke ontwikkeling (PSO) -

  6 maanden;

* tijdelijk management afdeling economische ontwikkeling (ECON) - 6 maanden;

* ondersteuning POI - intern incl. stagiaire 10 maanden;

* Interim-management:

- mei  t/m juni '95  5 dagen/week

- juli t/m november  4 dagen/week

- december t/m april 3 dagen/week

Totaal ƒ 1.550.495,=

Werkgroepen

* extern advies t.b.v. kaders en werkwijze;

* task force informatievoorziening incl. extern;

* stuurgroep financiën - extern advies;

Totaal ƒ   170.000,=

Werving en selectie

* vacature directeur - extern;

* overige vacatures  - extern;

Extra kosten totaal ƒ    95.000,=

Overigen

* opstellen opleidingenplan - extern advies;

* verbouwing stadhuis boven concernbudget;

* herinrichting kantoorruimten;

* Fuwa-boek en waardering   - extern advies;

* onvoorzien;

Totaal ƒ   134.505,=

-------------

Totaal éénmalige investering verbeteringsproces ƒ 1.950.000,=

Dekking

Salaris directeur grondbedrijf 14/03 - 31/12/95 ƒ    150.530,=

Salaris directeur grondbedrijf 01/01 - 01/05/96 ƒ     63.380,=

Overhead GB/Masterplan centrum ƒ    125.000,=

Bedrijfsvoeringsbudgetten grondbedrijf ƒ    261.090,=

Taakstelling verbetering resultaten grondbedrijf *  ƒ  1.350.000,=

--------------

Totaal dekking ƒ  1.950.000,=

* kredietvotering nog te plegen

 

De dekking vindt - met uitzondering van ƒ 1.35 mln - plaats binnen de reguliere budgetten van het grondbedrijf, waartoe reeds middelen zijn gevoteerd.

Het bedrag ad f 1.35 mln zal terugverdiend moeten worden door de te behalen resultaten van het verbeteringsproces grondbedrijf. Daartoe wordt een taakstelling aan het grondbedrijf opgelegd. Genoemd bedrag zal tijdelijk ten laste van het weerstandsvermogen grondbedrijf worden gebracht.

Vaste commissie(s) van advies aan benw.

De commissies voor economische zaken en cultuur c.a. en voor financiën c.a. zijn gehoord. Naar aanleiding van de gemaakte opmerkingen is besloten tot een extra overleg terzake op 12 september 1995 met vernoemde commissies.

Het ontwerp-raadsbesluit is t.a.v. punt 4 in die zin aangepast dat de inschakeling van de interimmanager door het college in overleg met de desbetreffende commissies zal geschieden.

Burgemeester en wethouders van Almere,

de secretaris, de burgemeester,

drs. I.W.L.A. Caminada mr. R.J.J.M. Pans

Bijl./ter lezing gelegd:

- nota d.d. 10 augustus 1995 van GB;

- nota "Grondbedrijf bereidt zich voor op 1995 - 2005";

- begrotingswijziging.

 

1995 Nr. 130-5

De raad van de gemeente Almere;

Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders;

B E S L U I T:

1. in te stemmen met de aanpak en planning van het versterkingstraject grondbedrijf, dat loopt tot 1 april 1996.

2. in te stemmen met inschakeling van het huidige interim-management voor de leiding over het grondbedrijf inclusief de leiding over het versterkingstraject in de 2e fase tot ultimo november 1995.

3. in te stemmen met tijdelijke personele ondersteuning en het doen van éénmalige investeringen ten behoeve van het traject ad f 1.95 mln en de daarbij aangegeven dekking en daartoe de 47e wijziging van de begroting 1995 vast te stellen.

4. Burgemeester en wethouders te machtigen, na overleg met de desbetreffende commissies, de interim-manager in november 1995 met de 3e fase van het verbeteringstraject te belasten onder voorwaarde, dat in december 1995 het ondernemingsplan grondbedrijf gereed is en uiterlijk april 1996 de schriftelijke overdracht plaatsvindt.

Almere, 14 september 1995.

De raad voornoemd,

de secretaris, de voorzitter,